Polityka prywatności Maintei

Ostatnia aktualizacja: 23 sierpnia 2026 r.

W tym dokumencie wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku ze stroną maintei.com, aplikacją app.maintei.com, kontaktem handlowym i świadczeniem usług Maintei. Opisujemy również zasady korzystania z cookies i Google Analytics.

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych osobowych jest RWS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, Al. Józefa Piłsudskiego 17/4, 35-074 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000911469, NIP 9662152073, REGON 389443807 („RWS”, „Maintei”, „my”).

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można się z nami skontaktować:

• e-mail: office@maintei.com,
• telefon: (+48) 668 015 915,
• pocztą na adres siedziby wskazany powyżej.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

RWS jest administratorem danych, gdy samodzielnie określa cele i sposoby ich wykorzystania — na przykład podczas obsługi zapytania, zawierania i rozliczania umowy, zarządzania relacją z klientem, zapewniania bezpieczeństwa usługi lub prowadzenia analityki strony za zgodą użytkownika.

Jeżeli klient wprowadza do Systemu Maintei dane swoich pracowników, współpracowników, dostawców, osób zgłaszających awarie albo innych osób w celu organizacji własnych procesów, to co do zasady klient jest administratorem tych danych, a RWS przetwarza je w jego imieniu. Zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia stanowiąca załącznik do Regulaminu. Osoba, której dane znalazły się w Systemie na polecenie klienta, powinna w pierwszej kolejności kierować pytania i żądania do tego klienta, na przykład do swojego pracodawcy.

3. Jakie dane przetwarzamy, po co i na jakiej podstawie

Zapytania i kontakt handlowy

Przetwarzamy dane podane w formularzu lub korespondencji, w szczególności imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, nazwę firmy, wielkość zespołu, wybrany temat, treść wiadomości i adres strony, z której wysłano formularz. Robimy to, aby odpowiedzieć na pytanie, umówić prezentację i przygotować ofertę:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze korespondencji i prowadzeniu rozmów biznesowych.

Dane przechowujemy przez czas prowadzenia rozmów, a następnie nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę, przepisy wymagają dłuższego okresu albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Konto, umowa i obsługa klienta

Przetwarzamy dane klienta, jego przedstawicieli i użytkowników, takie jak imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, firma, stanowisko lub rola, uprawnienia w Systemie, identyfikator konta, historia kontaktu oraz informacje o korzystaniu z usługi. Cele przetwarzania obejmują utworzenie i obsługę konta, wykonanie umowy, udzielanie wsparcia oraz komunikację dotyczącą usługi.

Podstawą jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy kontaktujemy się z pracownikiem, użytkownikiem lub przedstawicielem klienta; naszym uzasadnionym interesem jest wówczas wykonanie umowy z klientem i sprawna obsługa jego organizacji.

Dane przetwarzamy przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczeń i ochrony przed roszczeniami, co do zasady nie dłużej niż 3 lata. Dane zapisane przez klienta w ramach jego procesów przetwarzamy jako podmiot przetwarzający przez okres określony w umowie powierzenia.

Rozliczenia i obowiązki prawne

Przetwarzamy dane rozliczeniowe, w tym dane firmy, dane osoby reprezentującej lub kontaktowej, adres, NIP, informacje o zamówieniu, fakturach i płatnościach. Robimy to w celu wykonania umowy, prowadzenia księgowości i realizacji obowiązków podatkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.

Dokumentację przechowujemy przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, a także przez okres przedawnienia roszczeń.

Bezpieczeństwo, diagnostyka i roszczenia

Możemy przetwarzać adres IP, datę i czas żądania, adres URL, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji, logi dostępu, dane o błędach oraz historię działań administracyjnych. Służy to zabezpieczaniu strony i Systemu, zapobieganiu nadużyciom, diagnozowaniu awarii oraz ustalaniu, dochodzeniu i obronie roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości usługi. Dane techniczne przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji tych celów, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dotyczą incydentu, reklamacji lub roszczenia wymagającego dłuższego przechowywania.

Analityka strony

Po wyrażeniu zgody przetwarzamy identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżoną lokalizację, źródło odwiedzin, odsłony i zdarzenia, takie jak skuteczne wysłanie formularza. Korzystamy z nich, aby rozumieć sposób używania strony i poprawiać jej skuteczność.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda obejmuje również zapis i odczyt informacji na urządzeniu zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Można ją w każdej chwili wycofać przyciskiem „Cookies”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Dane o zdarzeniach przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy, a okres działania poszczególnych cookies wskazujemy w punkcie 9.

4. Skąd mamy dane

Najczęściej otrzymujemy dane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Możemy je także otrzymać od klienta lub jego administratora konta, pracodawcy, współpracownika albo osoby reprezentującej firmę. Podstawowe dane firmy i osób uprawnionych do jej reprezentowania możemy uzupełnić na podstawie publicznych rejestrów, takich jak KRS lub CEIDG.

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od danej osoby, ich zakres obejmuje zwykle dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, rolę w organizacji i informacje potrzebne do nadania dostępu do Systemu lub obsługi umowy.

5. Czy trzeba podawać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania, utworzenia konta, zawarcia umowy lub jej rozliczenia. Bez nich możemy nie być w stanie odpowiedzieć, udostępnić Systemu albo wykonać umowy.

6. Komu możemy ujawnić dane

Dane mogą otrzymać podmioty wspierające nas w świadczeniu usług, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań, w szczególności:

• dostawcy hostingu, infrastruktury chmurowej, baz danych, kopii zapasowych i usług IT,
• dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi do obsługi wiadomości,
• dostawcy usług analitycznych — wyłącznie po uzyskaniu zgody,
• podmioty świadczące usługi księgowe, płatnicze, prawne lub audytowe,
• uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Wiadomości z formularza kontaktowego są wysyłane za pomocą usługi Mailjet, należącej do grupy Sinch. Po wyrażeniu zgody na analitykę korzystamy z Google Analytics, którego dostawcą dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest Google Ireland Limited.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umów i naszych instrukcji, chyba że z przepisów lub charakteru konkretnej usługi wynika ich odrębna rola administratora.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni działają globalnie, dlatego dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inny prawnie dopuszczalny mechanizm wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne.

Informację o stosowanym mechanizmie lub kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na office@maintei.com. Niektóre elementy dokumentów mogą zostać zanonimizowane ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa lub prawa innych osób.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania można żądać:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby.

Żądanie można przesłać na office@maintei.com. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Poszczególne prawa nie są bezwzględne — ich zakres zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.

Każda osoba ma również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

9. Cookies i podobne technologie

Strona korzysta z niezbędnych technologii potrzebnych do jej działania i zapamiętania decyzji dotyczącej analityki. Google Analytics uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody. Brak zgody na analitykę nie ogranicza możliwości korzystania ze strony.

Nazwa	Dostawca	Cel	Okres działania
maintei:analytics-consent	Maintei, pamięć localStorage	zapamiętanie decyzji dotyczącej analityki	do zmiany decyzji albo wyczyszczenia danych przeglądarki
_ga	Google Analytics	rozróżnianie użytkowników w statystykach	do 2 lat, z zastrzeżeniem ograniczeń przeglądarki
_ga_*	Google Analytics	utrzymanie stanu sesji dla usługi GA4	do 2 lat, z zastrzeżeniem ograniczeń przeglądarki

Użytkownik może w każdej chwili otworzyć ustawienia przyciskiem „Cookies” widocznym na stronie. Odrzucenie analityki blokuje dalsze wywołania Google Analytics i usuwa podstawowe cookies analityczne zapisane dla domeny Maintei. Cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki.

10. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka.

Politykę możemy aktualizować, w szczególności po zmianie prawa, funkcji Maintei albo wykorzystywanych dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach dotyczących aktywnych klientów poinformujemy w Systemie lub pocztą elektroniczną.